Op 26 september 2006 heeft de Tweede Kamer de Pensioenwet aangenomen. Eén van de kernpunten van de nieuwe wet is transparantie van informatie aan deelnemers en pensioengerechtigden. Zo is nu wettelijk vastgelegd welke informatie een pensioenfonds aan wie moet verstrekken en op welk moment. De fondsen staan daarmee voor de taak om de nieuwe wettelijke verplichtingen te integreren in hun communicatiebeleid.

Met de nadruk in de Pensioenwet op transparante informatie streeft de wetgever ernaar om een groter pensioenbewustzijn bij de burger te creëren. Mensen moeten immers optimaal op de hoogte zijn van de inhoud van hun pensioenregeling, zodat zij alle mogelijkheden hebben om vanuit hun eigen verantwoordelijkheid tijdig beslissingen te nemen over hun pensioen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de keuze voor waardeoverdracht of beslissingen over een mogelijke aanvulling op het pensioen. Hierbij spelen de pensioenfondsen een belangrijke rol: zij verschaffen hun deelnemers en pensioengerechtigden immers de informatie die zij nodig hebben om beslissingen te kunnen nemen.

Welke informatieverplichtingen?

In de Pensioenwet is een groot aantal verplichtingen voor pensioenfondsen opgenomen die te maken hebben met informatieverschaffing. Zo is vastgelegd welke informatie een pensioenfonds aan welke doelgroep moet verstrekken en op welk moment dat moet gebeuren. Deze verplichtingen treden in werking op 1 januari 2008. Bij algemene maatregel van bestuur wordt nog geregeld via welke media de informatie wordt verstrekt, inclusief het kostenaspect daarvan.

Volledig en toch helder informeren

Dit alles stelt hoge eisen aan de communicatie die een pensioenfonds met zijn doelgroepen onderhoudt. Niet alleen wat betreft inhoudelijke deskundigheid, maar ook wat betreft de gerichtheid op een specifieke doelgroep of een individuele deelnemer of pensioengerechtigde. Hierbij zijn helderheid en volledigheid twee belangrijke aspecten, die echter niet altijd eenvoudig te combineren zijn. Gedetailleerde, juridisch correcte formuleringen zijn immers voor veel mensen juist bepaald niet helder.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Voor het pensioenfonds ligt hier de belangrijke taak om te komen tot een doordacht communicatiebeleid met voldoende aandacht voor de kwaliteit van de informatie voor verschillende doelgroepen. Het bestuur van het fonds is verantwoordelijk voor dat communicatiebeleid en het toezicht op de naleving van de normen voor informatievoorziening (in de Pensioenwet ‘gedragstoezicht’ genoemd). De instantie die de pensioenfondsen op dit gedragstoezicht beoordeelt, is de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Communicatie als succesfactor

Door deze verankering in de wet is communicatie voor pensioenfondsen alleen maar belangrijker geworden en uitgegroeid tot een kritische succesfactor. De fondsen zullen zich voortaan niet alleen moeten afvragen of ze hun doelgroepen volledig en helder informeren over de voor velen ingewikkelde pensioenmaterie, maar ook aandacht moeten hebben voor wat de wet hun hierover voorschrijft.

PVF Achmea adviseert een groot aantal pensioenfondsen over communicatiebeleid en biedt de fondsen ondersteuning bij de uitvoering daarvan. Inmiddels heeft PVF Achmea een toetsingsinstrument ontwikkeld om na te gaan of communicatie-uitingen voldoen aan de verplichtingen van de Pensioenwet. Deze ‘Communicatiescan’ kan worden meegenomen in de advisering op maat aan de fondsen.

PVF Achmea adviseert op maat

Advisering op maat – zoals PVF Achmea die biedt – komt tegemoet aan een grote behoefte bij pensioenfondsen. Er blijken allerlei aanleidingen te kunnen zijn voor pensioenfondsen om de communicatie met hun deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers onder de loep te nemen.

Bijvoorbeeld:

• Wat betekent de nieuwe Pensioenwet voor onze communicatie-uitingen?
• Onze deelnemers klagen over een onduidelijke informatiefolder.
• Het pensioen blijkt geen belangrijk onderwerp voor een grote groep deelnemers.

Wat de aanleiding ook is, een pensioenfonds zal er veel baat bij hebben om de uitgangspunten te formuleren voor zijn communicatie met deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers. Daarbij spelen het eigen karakter van het fonds, maar vooral ook de behoeften van deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers een belangrijke rol.

Recht doen aan het karakter van een pensioenfonds

Elk pensioenfonds heeft een uniek karakter. Voor een deel wordt dat karakter bepaald door de bedrijfstak of de onderneming waarvoor het fonds actief is. Welke mensen werken er? Hoe zijn de relaties tussen werkgevers en werknemers? Wat is de positie in de maatschappij? Welke producten en diensten biedt de bedrijfstak of de onderneming? Hoe kijken de bedrijven aan tegen hun klanten? Hoe gaan ze om met collega-bedrijven? In de communicatie van het pensioenfonds moet die eigenheid van de bedrijfstak of onderneming duidelijk naar voren komen. Bijvoorbeeld in de huisstijl en de toon van de teksten. Dit versterkt de positie van het unieke pensioenfonds in de bedrijfstak in de ogen van deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers.

Het karakter van het fonds komt ook tot uiting in de waarden die het fonds uit-straalt. Het is belangrijk om deze waarden te benoemen en vervolgens na te gaan hoe een pensioenfonds ze tot uitdrukking kan brengen. Belangrijke waarden voor pensioenfondsen zijn bijvoorbeeld: betrouwbaarheid, kwaliteit, nauwkeurigheid, helderheid, actualiteit, veiligheid, zekerheid, saamhorigheid en betrokkenheid.

Zekerheid is een algemene basiswaarde bij financiële dienstverlening: mensen moeten vertrouwen kunnen hebben in de partij die het pensioen over zoveel jaar zal uitkeren. Het pensioenfonds is een organisatie van deze tijd die op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen in wet- en regelgeving en een modern serviceaanbod heeft. Saamhorigheid en betrokkenheid zijn vooral belangrijke waarden in een sector als de sociale werkgelegenheid, maar bijvoorbeeld ook in de koopvaardij.

Behoeften van deelnemers en werkgevers centraal

Er zijn grote verschillen in de behoeften van de deelnemers en de pensioengerechtigden, en ook de behoeften van de werkgevers lopen sterk uiteen. Dus als een pensioenfonds in zijn communicatie mikt op de gemiddelde deelnemer binnen een doelgroep, zal het een aanzienlijk deel van deze groepen niet bereiken.

Veel deelnemers hebben behoefte aan zekerheid of veiligheid, maar aan de andere kant van de schaal zijn er deelnemers die bereid zijn om hoge financiële risico’s te lopen. De wensen lopen uiteen van ‘ik ga ervan uit dat mijn pensioen goed geregeld is’ en ‘ik wil mijn financiële toekomst goed onder controle hebben’ tot ‘wie dan leeft, wie dan zorgt’. In zijn communicatie moet een pensioenfonds al deze groepen zien aan te spreken.

Daarbij moet het fonds ook rekening houden met latente behoeften: de deelnemer heeft wel een behoefte, maar hij realiseert zich dat nog niet. Dat kan veroorzaakt worden door de hoge drempel van de pensioenmaterie. Het pensioen is voor veel mensen nu eenmaal een moeilijk onderwerp. Zo moeilijk soms dat ze het nog maar even uitstellen om zich ermee bezig te houden. Voor het pensioenfonds betekent dat: correcte informatie is nuttig, maar niet voldoende. De informatie moet ook eenvoudig en toegankelijk zijn, en mensen motiveren om er kennis van te nemen. Ook moet de informatie aansluiten op de specifieke situatie van de deelnemer of pensioengerechtigde.

De behoeften van werkgevers variëren net zo sterk. Van ´we willen voldoen aan onze pensioenverplichtingen´ tot ‘we zien de pensioenregeling graag als een belangrijke arbeidsvoorwaarde in het HR-beleid van onze onderneming’. Het pensioenfonds moet ook al deze werkgevers met hun uiteenlopende behoeften zien te bereiken. Daarnaast vragen veel werkgevers om nieuwe informatiemiddelen om hun werknemers te kunnen informeren. Ook werkgevers erkennen dat pensioeninformatie een lastige materie is voor hun werknemers, en dat zij behoefte hebben aan eenvoudige, toegankelijke informatie.

PVF Achmea helpt fondsen op weg

Het karakter van het pensioenfonds en de branche waarin het actief is, de al of niet uitgesproken behoeften van deelnemers en werkgevers, volledige en toch heldere informatie, en de informatieverplichtingen van de nieuwe Pensioenwet – het zijn allemaal factoren die een cruciale rol spelen in het communicatiebeleid van pensioenfondsen. De ervaring van de communicatieadviseurs van PVF Achmea leert dat pensioenfondsen druk bezig zijn met deze onderwerpen binnen hun communicatiebeleid. Voor sommige fondsen vormen deze onderwerpen een aanleiding om hun communicatie te herzien, bijvoorbeeld in hun brochures en op hun website. PVF Achmea helpt pensioenfondsen deze en andere onderwerpen onder te brengen in hun communicatiebeleid en ze te vertalen naar communicatie-uitingen die toegesneden zijn op hun doelgroepen.

Pensioenregister

In de Pensioenwet is bepaald dat de pensioenuitvoerders (fondsen en verzekeraars) per 1 januari 2011 gezamenlijk een nationaal pensioenregister moeten beheren. Dit register moet deelnemers, gewezen deelnemers en gewezen partners in staat stellen om op eenvoudige wijze inzage te krijgen in hun pensioenaanspraken. De pensioensector pakt dit project op in samenwerking met de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

Wat zegt de wet?

Pensioenfondsen vinden in de Pensioenwet een groot aantal verplichtingen rond het informeren van o.a. deelnemers en pensioengerechtigden. Aan wie moeten zij wanneer welke informatie geven? Enkele voorbeelden:

Aan deelnemers

Jaarlijks

• een opgave van de pensioenaanspraken: verworven en te bereiken
• informatie over toeslagen
• een opgave van de waardeaangroei van de pensioenaanspraken
  Dit alles in de vorm van een uniform pensioenoverzicht.

Bij beëindiging deelneming

• een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraken
• informatie over toeslagen
• overige informatie over de beëindiging die voor de individuele deelnemer van belang is

Aan pensioengerechtigden

Bij pensioeningang

• een opgave van het pensioenrecht
• indien van toepassing: een opgave van de aanspraken op nabestaandenpensioen
• informatie over toeslagen

Jaarlijks

• een opgave van het pensioenrecht
• indien van toepassing: een opgave van de aanspraken op nabestaandenpensioen;
• informatie over toeslagen

Binnen drie maanden na een wijziging van het toeslagbeleid

• informatie over die wijziging

In samenwerking met: PVF Achmea

CONTACT

Bas van Veen
Directeur PVF Achmea
tel: 020 607 2399
bas.van.veen@achmea.nl

Printbare versie